TIETOSUOJASELOSTE – AITOENERGIA OY

Aitoenergia Oy on sitoutunut suojaamaan ja huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, Tietosuoja-asetus) ja muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön säännösten mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja muilla tavoin käsittelemme henkilötietojasi, kun käsittelemme henkilötietojasi sinun roolissasi asiakkaan, potentiaalisena asiakkaan, yhteistyökumppanin tai toimittajan yhteyshenkilönä. Selosteessa kerrotaan myös, mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä on. Tätä selostetta sovelletaan myös Aitoenergia Oy:n henkilöstöön ja työnhakijoihin. Selosteesta löytyy myös tietoa verkkosivustollamme käyttämistämme evästeistä. Yksityiskohtaiset tiedot käyttämistämme evästeistä löytyy evästeselosteestamme.  

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Aitoenergia Oy (”me” tai ”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 3144091-4
Osoite: Vänrikinkuja 2, 02600 Espoo

2. Yhteyshenkilö
Nimi: Annikki Hyvönen
Sähköposti: annikki.hyvonen@aitoenergia.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet
a) Asiakassuhteen toteuttaminen ja hallinta: Tarvitsemme henkilötietoja asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja palvelun toimittamiseksi. Viestimme asiakkaidemme kanssa asiakassuhteesta sähköpostitse, ja puhelimitse. Käsittelyperuste on sopimuksen solmiminen ja täytäntöönpano
b) Asiakassuhdeviestintä, asiakassuhteen analysointi: käsittelemme henkilötietojasi kerätäksemme sinulta palautetta, asianmukaisen asiakaspalvelun tarjoamiseksi tai muutoin asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseksi. Voimme myös käyttää asiakastietojasi liiketoimintamme kehittämiseksi. Käsittelyperuste on oikeutetun etumme toteuttaminen. Katsomme, että etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä meidän oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi yllä mainittuja tarkoituksia varten.

c) Markkinointi: voimme käyttää yhteystietojasi sähköisten markkinointiviestien lähettämiseen, ellet ole peruuttanut suoramarkkinointia koskevaa suostumustasi (kieltäytynyt suoramarkkinoinnista). Sinulla on oikeus koska tahansa, ilman erillistä maksua, kieltää sähköinen suoramarkkinointi.

Käsittelyperuste on suostumuksesi. Käsittelyperuste muulle kuin sähköiselle suoramarkkinoinnille on oikeutettu etumme. Katsomme, että etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä meidän oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi yllä mainittuja tarkoituksia varten

d) Asiakastapahtumien ja tapaamisien suunnittelu ja varmentaminen: voimme käyttää yhteystietojasi tapaamisien ja erinäisten asiakastapahtumien suunnitteluun ja
toteuttamiseen Käsittelyperuste on oikeutettu etumme. Katsomme, että etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä meidän oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietojasi yllä mainittuja tarkoituksia varten.

e) Lainmukaisten velvoitteidemme noudattaminen: käsittelemme henkilötietojasi, jotta pystymme noudattamaan soveltuvan lainsäädännön velvoitteita sekä viranomaisten ohjeistuksia.
Käsittelyperuste on lakisääteisten velvoitteemme noudattaminen

f) Työsuhde: käsittelemme henkilötietojasi, työsuhteesi liittyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittelymme tarkoitus ja oikeusperusteet ovat seuraavat: Työsuhteesi alkaminen, hoitaminen, kehittäminen ja päättyminen. Käsittelyperuste: sopimuksen solmiminen täytäntöönpano, lakisääteinen velvoite

g) Työnhakijat: Käsittelemme pääasiallisesti henkilötietojasi, jotta voimme saattaa rekrytointiprosessin loppuun ja työsopimuksesta neuvottelemiseksi. Käsittelymme tarkoitus ja oikeusperusteet ovat seuraavat:

• Hakemuksesi käsittely
• Käsittelyperuste: suostumuksesi
• Työsopimuksesta neuvotteleminen.
• Käsittelyperuste: sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä
• edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen.

h) Evästeiden avulla kerätyt tiedot: käsittelemme evästeiden avulla keräämiä tietoja kohdennetun mainonnan esittämiseksi, toiminnan kehittämiseksi ja asiakaskokemuksen parantamiseksi, analytiikka ja tilastollisiin tarkoituksiin (yksityiskohtaisempia tietoja käyttämistämme evästeistä löytyy evästeselosteestamme)
Käsittelyperuste: suostumuksesi

4. Mitä tietoja käsittelemme?
Asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja toimittajista käsittelemme niiden yhteyshenkilöiden seuraavia henkilötietoja: Yhteystietosi (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, laskutusosoite)

Asiakassuhdetta koskevat tiedot (työnantajasi, tietoja tilatuista tuotteista/palveluista, laskutustiedot, palautteet ja muu vastaavanlainen viestintä ja yhteydenotot) Tiedot tapaamisista ja asiakastapahtumiin osallistumisesta Sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot Tiedon käsittelyyn liittyvistä tiedoista kuten tietolähde ja tallennuspäivämäärä

• Henkilöstömme osalta käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
• Yhteystietosi (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
• Henkilötunnus
• Työsuhdettasi koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alkamispäivämäärä).
• Palkanlaskentaan liittyvät perustiedot.
• Koulutuksiin ja perehdytyksiin liittyvät tiedot.
• Terveydentilaasi/poissaoloasi koskevat tiedot.
• Työsuhteesi päättymiseen liittyvät tiedot (esim. kirjalliset varoitukset, irtisanomisilmoitukset).

Työnhakijoista käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Yhteystietosi (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite)
• Kompetenssitiedot, kuten koulutus, toimenkuva, osaaminen ja työhistoria.
• Työhakemus liitteineen (mm. ansioluettelo, opintorekisteri).
• Muut ilmoittamasi tiedot, kuten kielitaito, IT-taidot, palkkatoive,irtisanomisaika, kiinnostuksen kohteet sekä suosittelijan yhteystiedot.
• Haastatteluun ja työhönottoprosessin etenemiseen liittyviä tietoja.

Evästeiden keräämät tiedot: Tietoja evästeiden keräämistä henkilötiedoista saat
evästeselosteestamme.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme sinua koskevat henkilötiedot ensisijaisesti seuraavista lähteistä: Sinulta itseltäsi esim., kun otat yhteyttä meihin, ostat palveluitamme ja tuotteitamme tai erinäisten tapahtumien yhteydessä
Edustamaltasi yhtiöltä tai näiden verkkosivuilta
Saatamme saada tietoja viranomaisilta tai kolmansilta osapuolilta (esim. postin osoitetietojärjestelmä, Väestötietojärjestelmä, Profinder Oy, Asiakastieto Oy ja muut mahdolliset samantapaiset rekisterit)
Sinulta itseltäsi, kun solmimme kanssasi työsopimuksen

Sinulta itseltäsi rekrytoinnin yhteydessä

6. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin säilyttäminen on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten tiedot on kerätty, tai sikäli kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja mahdollisten vaateiden tai riitojen ratkaisemiseksi. Ylläpidämme rekisterin henkilötietoja, korjaamme ja poistamme tarpeettomia ja vanhentuneita tietoja säännöllisesti silloin, kun asiakassuhde tai muu vastaava yhteys kanssamme on aktiivinen. Kun sinun ja meidän välinen suhde muuttuu passiiviseksi, säilytämme henkilötietoja vielä tietyn määräajan. Säilytysajat perustuvat meidän todellisiin tarpeisiimme ja lakisääteisiin velvoitteisiimme. Pääsääntönä on, että muut kuin lakisääteisesti säilytettävät henkilötiedot poistetaan rekisteristämme viimeistään silloin, kun ne ovat olleet passiivisessa säilytyksessä [kolmen] vuoden ajan ja asiakas- tai muu suhde meidän ja sinun välilläsi on päättynyt. Lisätietoja henkilötietojen säilytyksestä voi tiedustella kohdan 2 yhteystietoja käyttäen.

Olemme myös kirjanpitolainsäädännön nojalla velvollisia säilyttämään muun muassa liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja laskutustiedot vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikautemme on päättynyt. Työntekijän tietojen säilyttäminen: Perustiedot sinusta säilytämme niin kauan kuin olet työ- tai muussa vastaavassa suhteessa meihin. Kun sopimussuhde kanssamme
lakkaa, poistamme lähtökohtaisesti kaikki sinua koskevat henkilötiedot. Eräiden tietojen osalta meillä on velvollisuus tai muu peruste säilyttää tietojasi myös työsuhteesi
päättymisen jälkeen.

Työnhakijan tietojen säilyttäminen: Työnhakijoiden henkilötietoja käsittelemme niin kauan kuin on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Työnhakijan henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin päättymisestä kahden vuoden ajan mahdollisten oikeusvaateiden varalta.

Evästeet: henkilötietojen säilytysajat löytyvät evästeselosteestamme.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää palveluntarjoajillemme ja viranomaisille. Käytämme myös kolmansia osapuolia auttamaan meitä henkilötietojen käsittelyssä. Kun kolmas osapuoli käsittelee puolestamme henkilötietoja, varmistamme aina sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään Tietosuoja-asetuksen mukaisesti ja tietojen käsittelyn parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevät kolmannet osapuolet: perintäpalvelut, asennuskumppanit, IT-palveluntarjoajat, pilvipalvelut, myynti- ja markkinointikumppanit. Työntekijöiden henkilötietoja voimme luovuttaa palveluntarjoajille seuraavasti: palkanhallinta, vakuutusyhtiöt, pankki, työterveyspalvelun toimittaja, henkilöstöetujen tarjoaja, puhelinoperaattori. Emme pääsääntöisesti luovuta henkilötietojasi EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Sinun oikeutesi
Sinulla on Tietosuoja-asetuksen antamassa laajuudessa seuraavat oikeudet koskien henkilötietojasi:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihisi (tarkastusoikeus): sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja pyytää kopio henkilötiedoistasi

Oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua: sinulla on oikeus vaatia, että me ilman aiheetonta viivytystä oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötietosi

Oikeus henkilötietojesi poistamiseen: voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi esimerkiksi, jos katsot, että meillä ei ole laillista syytä jatkaa tietojesi käsittelyä. Poistamme tietosi, ellei jokin oikeudellinen vaatimus tai laillinen oikeus oikeuta meitä säilyttämään henkilötietojasi.

Oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista: esimerkiksi tilanteessa, kun odotat vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöösi sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietosi käsittelemistä tai tilanteessa, jossa emme enää tarvitse henkilötietojasi, mutta tarvitset niitä itse oikeudellisen vaateen laatimiseksi.

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä (jos käsittely perustuu oikeutettuun etuumme): voit henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinun henkilötietojesi käsittelyä. Voimme kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä Tietosuoja-asetuksessa säädetyin perustein. Sinulla on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten, mukaan lukien profilointi.

Oikeus siirtää henkilötietojasi järjestelmästä toiseen: sinulla on oikeus saada sähköinen kopio antamistasi henkilötiedoista silloin, kun tietojen
antaminen on ollut välttämätöntä sinun ja meidän välisen sopimuksen täytäntöönpanoa varten tai silloin, kun käsittely perustuu suostumukseesi. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää tietojen siirtämistä suoraan meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli tämä on teknisesti mahdollista.

Oikeus peruuttaa antamasi suostumus: sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa. Pyyntö käyttää ym. oikeuksiasi on tehtävä kohdassa 2 yhteystietoja käyttäen.

9. Henkilötietojen antamatta jättäminen
Henkilötietojen (yhteystiedot ja tiedot ostetusta tuotteesta/palvelusta) toimittaminen on sopimukseen perustuva (sopimuksen tekemisen edellyttämä) vaatimus. Jos et toimita meille tätä tarkoitusta varten tarvitsemamme henkilötiedot emme voi solmia sopimusta kanssasi.

Työntekijä: Jos et toimita kaikkia pyydettyjä henkilötietoja emme välttämättä pysty
täyttämään kaikkia velvoitteitamme työnantajana tai ylläpitämään työsuhdetta kanssasi.

10. Oikeus tehdä valitus
Jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus Suomen tietosuojaviranomaiselle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto,
PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puh.: +358 029 566 6700

11. Käyttämistämme evästeistä
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita käytetään osana päätelaitteesi ja palvelun välistä kommunikointia. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita palvelumme toimintojen toteuttamiseen, sisällön personointiin sekä analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

Käytämme sekä ensimmäisen että kolmannen osapuolen evästeitä. Ensimmäisen osapuolen evästeet ovat meidän asettamia evästeitä, kun taas kolmannen osapuolen evästeet ovat kolmannen osapuolen asettamia. Voit tutustua kolmannen osapuolen evästeitä koskeviin ehtoihin ja selosteisiin, joihin pääsee yleensä ko. palvelun sivustolta.

Muut kuin välttämättömät evästeet tallennetaan selaimellesi vain suostumuksellasi.
Lisätietoja käyttämistämme evästeistä ja niiden eliniästä löytyy evästeselosteestamme.